Le cahier des charges d'un site de mairie, en huit rubriques

À quoi sert vraiment ce document

En dessous de 40 000 € HT, une commune n'a aucune obligation de procédure : elle peut commander de gré à gré. Le cahier des charges ne sert donc pas à respecter le code de la commande publique.

Il sert à deux choses, bien plus utiles :

• comparer des devis sur la même base, au lieu de comparer trois propositions qui ne décrivent pas le même périmètre ;
• rendre opposable ce qui a été dit à l'oral — la formation, la reprise de contenu, la déclaration d'accessibilité.

Les huit rubriques

1. Contexte et objectifs. Population, situation actuelle (site existant ou non, âge, outil utilisé), ce qui motive le projet. Deux paragraphes suffisent, mais ils orientent tout le reste : une refonte pour cause de non-conformité ne se traite pas comme une création.
2. Périmètre fonctionnel. La liste des rubriques attendues et des fonctions : actualités, agenda, annuaire des associations, comptes rendus du conseil, démarches, formulaire de contact, réservation de salles, carte interactive, lettre d'information. Distinguer ce qui est indispensable de ce qui serait souhaitable — un prestataire chiffre les deux différemment.
3. Accessibilité. Exiger explicitement la conformité au RGAA, la fourniture de la déclaration d'accessibilité et l'accompagnement à la rédaction du schéma pluriannuel. C'est la clause la plus importante du document, et la plus souvent absente.
4. Hébergement et données. Localisation de l'hébergement, engagement de disponibilité, fréquence des sauvegardes, durée de rétention, et conformité RGPD avec identification du rôle de chacun — la commune est responsable de traitement, le prestataire est sous-traitant.
5. Reprise de l'existant. Nombre de pages à migrer, sort des documents publiés, et surtout les redirections depuis les anciennes adresses. Une refonte sans redirections fait perdre à la commune les liens que les habitants ont en favori et le référencement acquis.
6. Autonomie et formation. Qui pourra modifier quoi, sans quelle compétence technique, et comment. Prévoir une formation, un guide écrit, et un point de suivi quelques semaines après la mise en ligne — c'est là que remontent les vraies questions.
7. Conditions financières. Séparer explicitement le coût de création (investissement) et le coût annuel (fonctionnement) : c'est cette distinction qui conditionne l'éligibilité à la DETR ou à la DSIL. Préciser ce que couvre l'abonnement et ce qui relève du devis.
8. Réversibilité. La clause qu'on écrit en dix lignes et qui vaut des milliers d'euros trois ans plus tard : à qui appartient le nom de domaine, sous quel format la commune récupère son contenu, dans quel délai, et à quel coût.

Les trois clauses que presque personne n'écrit

La propriété du nom de domaine

Le domaine doit être déposé au nom de la commune, pas à celui du prestataire. C'est une ligne dans le cahier des charges et un point de blocage majeur le jour où l'on change de prestataire. Vérifiez-le aussi pour un site existant : c'est public, et cela se contrôle en quelques secondes.

La réversibilité

Sous quel format la commune récupère-t-elle son contenu si elle part ? Un export exploitable — pages, actualités, documents, images — dans un délai fixé et sans surcoût. Sans cette clause, « récupérer son contenu » peut vouloir dire recopier trois cents pages à la main.

L'accessibilité comme obligation de résultat

Écrire « site conforme RGAA » ne suffit pas : il faut exiger la fourniture de la déclaration d'accessibilité renseignée à la livraison, avec le taux de conformité obtenu et la liste des non-conformités. C'est ce document, et non une affirmation commerciale, qui engage le prestataire.

Trois pièges à éviter

• Recopier un modèle de grande collectivité. Un cahier des charges de ville de 40 000 habitants demande des choses qu'une commune de 800 ne saura ni vérifier ni exploiter, et fait grimper les devis pour rien.
• Décrire un design plutôt qu'un besoin. « Design moderne et épuré » n'engage personne. « L'habitant doit trouver les horaires d'ouverture en un clic depuis l'accueil » est vérifiable à la recette.
• Oublier l'après. La question à poser à chaque prestataire : que se passe-t-il quand on veut ajouter une rubrique dans deux ans ? Si la réponse est « devis », l'abonnement annoncé n'est qu'un plancher.

Questions fréquentes

Pour aller plus loin

Pour chiffrer avant de rédiger : combien coûte le site internet d'une mairie. Pour le financement : la DETR et la DSIL. Et pour la clause d'accessibilité : ce que le RGAA impose exactement.