Les courriels de la boîte de la mairie arrivent dans un registre partagé, les courriers papier et les appels s'y saisissent. Chaque courrier a son numéro, son agent et son échéance, et la réponse part au nom de la mairie après validation et signature.
Tout ce dont votre commune a besoin pour piloter ce module au quotidien.
Votre prestataire de messagerie pose une règle de transfert de la boîte de la mairie vers le module ; la boîte garde sa copie de chaque message.
Courriels, courriers papier scannés et appels au même registre, avec catégorie, service, agent chargé, échéance et rappels.
La réponse, par mail ou en lettre PDF, passe par le validateur puis par l'élu signataire avant de partir. Chaque étape se désactive si la commune n'en a pas besoin.
Ressources humaines, cabinet : un courrier confidentiel n'est visible que des personnes qui y ont accès, et ses avis par mail ne donnent que son numéro.
Si l'assistant IA est activé pour la commune, il propose un premier jet de réponse ou améliore votre texte, noms masqués. Jamais sur un courrier confidentiel.
Délai moyen, part traitée dans les délais et retards.
Trois scénarios tirés du quotidien des communes utilisatrices.
Le courriel de l'habitant est enregistré et confié aux services techniques ; l'agent photographie la réparation depuis son téléphone, et la réponse part avec la photo.
Enregistré comme confidentiel, il n'est visible que de sa liste d'accès ; la réponse est validée par le DGS et signée par le maire avant de partir.
Délai moyen et médian de réponse, part traitée dans les délais, volumes par catégorie et par service, exportés pour le conseil ou pour les archives.
Dans beaucoup de mairies, le courrier arrive par trois chemins : la boîte mail générale, le courrier papier et le téléphone. Le registre, quand il existe, est un tableur tenu à part, et savoir qui traite quoi, depuis quand, demande de faire le tour des bureaux.
Le module Courrier réunit ces arrivées dans un même registre. Les courriels de la boîte de la mairie y sont transférés par une règle que pose le prestataire qui administre votre messagerie, la boîte gardant sa propre copie ; les courriers papier et les appels se saisissent à la main, scan joint. Chaque courrier enregistré reçoit un numéro, un agent et une échéance, et l'agent est relancé avant qu'elle n'arrive.
La réponse se rédige dans la fiche, à partir d'un modèle ou avec l'aide de l'assistant IA quand la commune l'a activé, puis passe par la validation et la signature de l'élu avant de partir au nom de la mairie. Quand l'habitant répond, son message se range dans la fiche.
De quoi présenter la solution à vos élus et à vos collègues, avec les montants et le détail de ce qui est inclus.